退職届と退職願の違いは？提出目的や書き方など詳しく解説

退職届と退職願の大きな違いは、提出の目的とタイミングです。正しい定義を理解し、適切なタイミングで提出しましょう。トラブルのない円満退職は、転職先でも活躍しやすくなるでしょう。

本記事では退職届と退職願の定義、目的、提出のタイミングに加え、書き方や渡し方について詳しく解説しています。

退職届と退職願の違いとは

退職届と退職願の違いについて理解しておくことで、スムーズな退職が実現可能です。似た言葉ではあるものの、意味は大きく異なります。まずは、退職届と退職願について、それぞれの定義・目的・提出のタイミングを解説します。

退職届の定義・目的・提出のタイミング

退職届は、会社や経営者に対して退職の意思を伝えるための書類です。会社側の意向を問わず、一方的に意思を伝える方法とも言えます。受理された段階で退職が決定し、会社側は退職手続きを進めるため、基本的に撤回や取り下げはできません。

現在は退職届の定義も多少曖昧になっているものの、先に退職日を決定したうえで、退職の意思を確実に表明するためのタイミングで「退職届」を出すといった形式が増えています。

退職届には、退職日や退職理由の記載が必要です。退職日については、仕事の引き継ぎスケジュールなども踏まえた上で、直属の上司と相談しながら進めると、スムーズな退職が目指せるでしょう。

退職願の定義・目的・提出のタイミング

一方、退職願は、会社や経営者に対し、自らの退職を願い出るための書類です。この時点ではあくまで「お願い」に過ぎず、会社側から却下されたり慰留されたりする可能性があります。

会社が正式に承認するまでの期間は、多くの場合「保留」という扱いになります。また退職届と異なり、受理されるまでの間は、取り下げや撤回が可能です。ただし、会社が退職を承諾したのちに撤回を希望しても、応じてもらえない可能性があります。提出のタイミングには注意が必要です。

退職願は、退職の意思を持ち始めた初期の段階に提出します。いきなり退職届を出すのではなく、退職願を提出したうえで、退職日の相談・交渉を行うとスムーズです。

退職届の書き方

退職届の書き方は、下記のとおりです。下記は横書きの例ですが、縦書きでも構いません。

退職届には、必ず「退職希望日」「退職理由」を明記します。退職希望日は、会社や上司と話し合った期日を記載しましょう。また、退職理由は、従業員自ら退職を申し出た場合「私事 一身上の都合により」と書きます。実際の退職理由が、健康状態の問題や、人間関係等であった場合も同様です。

退職届は、万が一、会社と従業員にて意識の相違があった場合「会社都合による退職ではない」ことを証明するための書類として使用されます。

退職願の書き方

退職願の書き方は、下記のとおりです。「退職願」の表記と退職の承認をお願いする内容の部分以外の記載内容は、退職届と変わりません。横書き、縦書きについても、好きな形式を選択できます。

退職願に記載する「退職理由」も、「私事 一身上の都合により」と記載します。インターネット上には、退職願のテンプレートも多数存在しているため、使用しても良いでしょう。

ただし、会社によっては退職願、退職届ともにテンプレートを用意しているケースがあります。個別のルールが設定されていることもあるため、人事部や総務部などに確認してみましょう。

封筒の書き方

退職願や退職届は、郵送・手渡し問わず封筒に入れる必要があります。ここでは封筒に書類を入れるまでの下記手順について、説明します。

• 封筒の種類を選ぶ
• 封筒に正しく記入する
• 封筒に書類を入れる

封筒の種類を選ぶ

退職届・退職願を入れる封筒は、白色かつ郵便番号欄がない縦型タイプを選びます。退職届・退職願は、重要な書類です。二重タイプの封筒に入れることで、中身が透けるリスクを減らせます。茶封筒はカジュアルな印象を与えてしまうため、避けましょう。

何らかの事情により郵送する場合は、ひとまわり大きな白色の封筒の用意が必要です。例えば、退職届・退職願を入れる封筒が長計4号の場合は、長計3号がちょうど良いでしょう。郵送用の封筒は、郵便番号欄があるタイプで問題ありません。

封筒に正しく記入する

黒の万年筆またはボールペンを使用し、封筒の表面中央、やや上に「退職届（または退職願）」と記載します。書き損じた場合も、修正液や修正テープを使うのはマナー違反です。新たな封筒に書き直しましょう。封筒の裏面の左下には、所属部署と氏名を縦書きで記載します。

郵送の場合は、封筒の表面に宛先である郵便番号、住所、社名、部署名、個人名を記載します。人事部や直属の上司など、送り先は会社の規定により異なるため、あらかじめ確認が必要です。封筒左下には赤字で「親展」と書き、開封者を限定します。封筒の裏側の左下には、自分の住所と氏名を記載しましょう。

封筒に書類を入れる

退職届・退職願ともに、文字を書いた面を内側にして三つ折りにします。ズレやゆがみがないよう、角同士を合わせてきっちりと折ることが好ましいでしょう。定規を使う方法もおすすめです。退職届・退職願の右上が封筒の右上に来るように意識し、封筒に入れます。

郵送の場合は、添え状も同封しましょう。手渡しの場合、封筒を閉じるかどうかは、明確にマナーとして決められていません。ただし、封筒にテープやノリがついている場合は、閉じたほうがスマートです。封を閉じたら「〆」マークを記載します。

退職届・退職願の提出方法

退職届・退職願の提出方法は、手渡しと郵送の2種類です。提出時の状況により、提出しやすい方法を選びましょう。ここでは提出方法別の注意点について解説します。

手渡しする場合

退職の意向を伝えたうえで、上司との面談時などに退職届を手渡しすることが一般的です。退職届を提出する際には、無言ではなく「これまで大変お世話になりました。ありがとうございました」など、感謝の言葉を伝えるケースが多いです。

上司に渡す場合は、あらかじめ時間をとってもらい、別室など静かな場所で正面から渡します。ノリなどがついていない封筒であれば、折り目部分をしっかり折るだけで構いません。

郵送する場合

体調不良で出社が難しい場合や出向などで遠方に暮らしている場合は、退職届・退職願を郵送で提出しても問題ありません。郵送の場合は、ポスト投函ではなく、郵便局窓口から簡易書留や内容証明郵便などの方法で送ることをおすすめします。

受取証明や内容証明を残しておくことで、万が一会社とトラブルになった場合も、退職届・退職願の送付が証明可能です。

ただし、郵送の場合、会社の長期休み等のタイミングと重なるとすぐに受理されない可能性もあります。希望退職日がある場合は、早めの行動を心がけましょう。

会社都合の退職でも退職願・退職届は必要？

会社都合の退職の場合、会社によって必要・不要が異なります。例えば、退職勧奨などの場面では提出が求められるケースが多いです。その場合は、「一身上の都合」と記載しないよう注意しましょう。

退職願・退職届の記載内容によっては「自己都合退職」と判断され、失業手当の受給期間や金額に影響を及ぼす可能性があります。「業績不振により、◯◯支社閉鎖のため」「退職勧奨に伴い」など実際の退職理由を具体的に記載しましょう。リストラ、解雇の場合も同様です。

退職届・退職願を正しく提出して円満退職を目指そう

退職届・退職願は、定義と目的を理解し、正しいタイミングで提出することが必要です。手渡しと郵送では、多少マナーが異なるため、本記事を参考に自分が利用する方法を選択し、円満退職を目指しましょう。

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