メールでの履歴書の送り方は？本文の例文や気をつけるべきことを解説

企業の求人に応募する際に、履歴書を用意する必要がありますが、その際にメール送付しなければならないことがあります。紙の履歴書しか書いたことがない方は、どのようにメールを送ればよいか悩んでいるのではないでしょうか。

そこで今回は、メールでの履歴書の送り方や本文の例文、気をつけるべきことを解説します。就職・転職活動をしている方は、ぜひ参考にしてください。

メールでの履歴書の送り方

メールでの履歴書の送り方は、以下のような手順でおこないます。

• メールの件名を書く
• メールの本文を書く
• 履歴書の送付方法を確認する
• 履歴書を添付する
• パスワードを設定する場合はメールを2通送る

順番に解説します。

メールの件名を書く

採用担当者は、日々多くのメールを取り扱っているため、件名は簡潔に伝えましょう。例えば履歴書を送る場合は、「履歴書ご送付の件／大阪太郎」といった具合です。

件名を空白にしてしまうと、迷惑メールと思われたり、開封されなかったりする可能性があります。

メールの本文を書く

本文は、以下のような構成で作成しましょう。

1. 宛先
2. 挨拶・自己紹介
3. 用件
4. 締めの挨拶
5. 署名

メールの本文は簡潔に書くのが鉄則です。またオリジナルの構成は、読みにくい可能性もあります。上記のような定型文を使用する方がわかりやすいでしょう。宛先は「会社名+担当者氏名」または「採用担当者様」と記載しましょう。本文については後ほど例文とともに解説します。

履歴書の送付方法を確認する

履歴書の送り方は企業側から指示されるケースが多いですが、企業によっては履歴書の送付方法が明記されていないケースもあります。

この場合、採用担当者に確認する方が良いでしょう。その際にメールで送るのか、郵送するのか、面接時に持っていくのかなど、採用担当者に選択肢を提案すると親切です。採用担当者が「はい・いいえ」で答えられるため、返信に手間をとらせません。

履歴書を添付する

履歴書はWordやExcelで作成するのが一般的です。しかし、WordやExcelのまま添付すると、パソコン環境によって文字化けしたり、レイアウトが崩れたりする恐れがあるでしょう。

PDF形式に変換すると、文字化けやレイアウト崩れを防げます。

PDFへの変換方法は、以下の手順でおこないます。

1. Word・Excelの画面左上のファイルをクリック
2. 「名前を付けて保存」の「参照」をクリック
3. ファイルの種類から「PDF」を選んで保存

PDFファイルなら、内容の修正や変更ができないため、第三者による悪質な内容変更や誤作動を防げるメリットがあります。

パスワードを設定する場合はメールを2通送る

履歴書は個人情報が記載されているため、漏洩を防ぐためにパスワードを設定しましょう。メールを送る時は、まとめて送らずに2通に分けて送ります。

1通にまとめてメールを送ると、メールが第三者へ流出した場合に、パスワードを知られてしまいます。リスクを避けるためにも、パスワードを設定する際はメールを2通に分けて送りましょう。

履歴書を添付する際のメールの本文の例文

ここでは、どのようにメールの本文を書けば良いかについて、2つの例文を基に紹介します。

• 履歴書に添付するメールの例文
• パスワードのメールの例文

履歴書を添付するメールの例文

パスワードのメールの例文

メールを送付する際は、誤字脱字に気をつけて氏名はフルネームで記載しましょう。

メールで履歴書を送る際に気をつけるべきこと

履歴書のメール送信では、注意しなければならないことがあります。

ここでは、以下の5つの注意点について紹介します。

• 本文と件名は簡潔にする
• ファイルサイズを確認する
• スマホから送る場合は改行に気をつける
• メールを送るタイミングに気をつける
• 履歴書のファイル名をつける

順番に解説します。

本文と件名は簡潔にする

採用担当者は日々、多くのメールに目を通しています。どんな用件なのかをわかりやすく記載しましょう。

メールではオリジナルのアピールは不要です。オリジナルの文章は、場合によってはマナーが悪いという印象を与えてしまいます。

履歴書を送るなら件名は「履歴書⁺氏名」、本文は「件名・本文・締め・署名」を端的に記載しましょう。

ファイルサイズを確認する

ファイルのサイズが大きすぎると、ファイルが読み込めなくなる場合があります。容量が大きい場合は、サイズを縮小してから送るようにしましょう。

また、容量が大きいデータを送る際は、クラウドストレージサービスを使用する手があります。クラウドストレージサービスは、インターネット上でファイルを共有できるシステムです。もし容量が大きいなら、クラウドストレージサービスが使用できるかどうかを企業に確認してみてください。

スマホから送る場合は改行に気をつける

スマホはパソコンと見え方が変わるため、入力方法に気をつけましょう。スマホは細長い画面で縦にスクロールしながら入力するため、改行が多くなります。

改行が多いとパソコン画面で見にくくなります。採用担当者がパソコンでもスムーズに確認できるよう、スマホから送る際は、30字～40字程度で改行しましょう。

メールを送るタイミングに気をつける

履歴書のメールを送る際は、タイミングに気をつけましょう。送付の指示があれば、速やかに送るのが鉄則です。対応の早い遅いで、人間性を見られている場合もあるからです。

また事前に連絡をしてから、メール送付しなければならない企業もあります。事前連絡の記載がなければ、そのままメールを送付しましょう。さらに、企業によっては送信時刻によって、人柄を判断している場合もあります。深夜や早朝は避けて、できるだけ企業の営業時間内に送るのがベストです。

履歴書のファイル名をつける

履歴書は「履歴書+氏名⁺日付」のようにファイル名をつけると親切です。日付を入れることで、いつ作成されたデータかを確認しやすくなります。

採用担当者は数多くの履歴書を取り扱っているため、一目見ただけで、誰かがわかるようにファイル名をつけておきましょう。

履歴書をメールで送る前の最終チェック事項

完成した履歴書は、最終チェックが必要です。以下の4点を再度見直しましょう。

• 宛先や宛名があっているか
• ファイルが添付できているか
• 件名が抜けていないか
• 誤字脱字がないか

誤字脱字は確認不足と捉えられ、仕事をする上で雑な人だと判断されます。たとえ自信があっても、文章作成後は必ず誤字脱字を確認してください。

メールで履歴書を送る時には担当者が見やすいように意識しよう

履歴書を作成する際は、本文の書き方や送信方法に注意しながら、担当者が見やすいように意識しましょう。履歴書の送付方法をマスターすれば、スムーズな転職活動を継続できます。

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